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一个文档管理系统的诞生(一):追根溯源

本文是系列文章的第一篇,笔者从建立一个文档管理系统的第一步讲起:如何追根溯源,抓住用户的原生需求。

一个文档管理系统的诞生(一):追根溯源

从任务说起

近期从老板处接到一项非产品工作,每天收集汇总公司多个运营小组编写的针对病种的专业性文档(涉及到公司核心业务,此处以文章指代)。

并至少满足老板如下需要:

  • 为每个文档分配唯一编码;
  • 统一出口,使用者只能在我这获取文档;
  • 统计汇报每日完成的文档数量;
  • 制作文档清单,并定期更新。

收集统计这么简单的事,撸起袖子就干吧,结果往往一顿操作猛如虎,回头一看不靠谱。

职场老炮说:会不会工作取决于能不能猜中老板心思。产品经理会翻译成:产品好不好取决于能不能抓住用户的原生需求。

原生需求

Want 和 Need 是老生常谈,今天只想补充一个Original Need。道生一,一生二,二生三,三生万物。大大小小的真实需求取之不尽,挖之不竭(其实能挖到真实需求已并非易事)。而一定存在一个原生需求来不断产生这些真实需求,有果必有因,原生需求就像一条主干,围绕着它生长出来的才是各种真实需求。找到了主干,想跑偏都很难。

要透过现象看本质,先抽象再具体,先归纳再演绎,才能万变不离其宗。本质的、抽象的、归纳的宗就是原生需求。——马大爷

抽象也好,归纳也罢。还是要基于大量的信息,信息从何而来是要解决的第一个问题。直接从老板或相关第三方获取信息是最直接的办法。但即便如此,这些也只是信息源,少不了接下来自己的分析和加工。

今天,就拿上述老板提过的具体要求为例,聊一聊:怎么衍生出更多的信息?

先把书读厚

先把书读厚,再把书读薄 ——华罗庚

分析出大量的信息就是把书读厚,而归纳总结出原生需求就是把书读薄。“十万个为什么”是最容易把书读厚的方法之一。

我们先来简单分析一下:

为什么要为文章分配唯一编码?

——就像每个人都有身份证,并且号码肯定是唯一的。当然是为了便于管理了,而且这串神秘的数字隐藏着不少关键信息呢,这个不用解释了吧!(尤其是110开头的土著们)

为什么要统一出口?

——统一出口的前提是集中管理,目的是为了让使用者明确该找谁获取,同时又能起到传播控制的作用,防止传播泛滥;

为什么统计汇报每日完成的文档数量?

——工作进度既体现了当前的状态和瓶颈,也为未来规划和发展提供了依据,因此需要时刻跟进。

文档清单干什么用?

——文档的价值不是存起来,而是用起来,建立清单就是为了更好的使用。书要有目录才会结构清晰,便于索引。

再把书读薄

通过上面的简单分析,总结成一句话就是:文档很重要,要集中管理、实时监控、便于使用。这就是粗略的原生需求了!

很多朋友会说,这么简单的事,有什么好分析的,干就完了。而且分析完了也是一句正确的废话,你可能不知道是:总结这句废话的两个极其重要的好处:

  1. 在分析具体要求时,会发现多个问题的答案存有潜在的矛盾冲突。不要慌,这是好事,这会增强你对具体问题的准确理解。比如:上面有两个问题看起来是稍稍有一些冲突的,统一出口势必会降低使用效率,而文件清单是为了提高使用效率。重新思考一下,统一出口本质上保护文档内容信息尽量少外泄,目录清单在没有外泄内容的前提下辅助了传播,两者并无矛盾。
  2. 找到原生需求以后,就可以轻易的辨别之后的每一个需求是不是伪需求,优先级有多高,是否具有扩展性,就像各种立法的根基一定是不能违背宪法的准绳。

迭代原生需求

哈哈,终于定义出了原生需求,大功告成!

不要高兴的太早,原生需求是需要迭代的,上面的问题只是个例子。你还可以通过继续追问,获取更多新的信息,来不断的完善对原生需求的定义,比如:

  • 为什么要编写文档?
  • 文档包含什么内容?
  • 文档有什么用途?
  • 文档和业务怎么结合?
  • ……

原生需求的定义不是一成不变的,随着业务的开展,随时需要进行微调甚至颠覆。但至少在一个中短期的时间窗口,还是能稳定的指引方向的。

最后

无招胜有招,才是真正的高手。–《笑傲江湖》

不要盲目的扎入具体需求的实现,拿出一些时间总结出原生需求,当手握根基时你会发现:

  1. 接到需求后瞬间就能判断是否合理,优先级高低;
  2. 不再被动接受需求,而去主动发现需求;
  3. 功能可用性增强,返工和废弃的概率大大降低;
  4. 易于扩展,新功能与旧功能兼容性更高;
  5. ……

不知不觉写了这么多,只写了个开头。不过也好,即保证了阅读体验,又能体现文章重点。

 

本文由@产品非经理 原创发布,未经许可,禁止转载。

题图来自Unsplash, 基于CC0协议。

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