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经验分享:如何写好一份需求文档?从这几个方面下手

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无论是互联网产品还是IT项目,所有这一切的开端都始于需求分析,一份好的需求文档往往是项目成功的先决条件,对一个IT产品经理或项目经理来说就显得尤为重要。如何才能写出一份让客户,开发人员都能读懂且满意的文档?

经验分享:如何写好一份需求文档?从这几个方面下手

掌握需求分析的方法

需求分析的方法,是写好一份需求文档的内功;毛主席曾教导我们说“没有调查就没有发言权”,那么一份凭空臆想出来的需求文档,后的结果也可想而知。需求分析也有各种方法,但终究起目的都是解决下面4个问题。

  1. 谁提出的想法?要解决什么问题?
  2. 需要哪些业务来处理这个想法?
  3. 这些业务是由什么信息支撑的?
  4. 这些业务的支撑需要什么样的环境?

接下来,我会以“XXX校园安全平台的需求”为例,其原始的信息源如下,通过需求分析的方法来回答上面的问题。

XXX学校,希望对学生的出勤率,归寝情况进行统计;并希望使用信息化的手段,对学生的请假进行管理;而且学校了解到,现在的AI摄像机能进行人脸识别,希望能运用到新系统中,成为他们学校安全的一个亮点。

方法1:梳理出需求涉及的人员、组织机构及他们的诉求和职责

在围绕校园安全的需求中,大多数人都能分析出如下角色及职责:

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但是这里他们犯了一个错误,混淆了客户与用户的概念。以上分析只是站在使用系统人的及(终用户)角度来进行的,但是要知道终付钱的(客户)还有想法的,所以上面的角色及职责应该还可以扩展成如下的表格才较完整。

经验分享:如何写好一份需求文档?从这几个方面下手

上面只是通过原始信息源分析得到的,在通过不断需求访谈或挖掘中,你会发现的人员角色还在不断的扩展,这种就是通过人员与人员之间关联来的到的。所以终的角色表大致如下:

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组织机构图如下:

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由上可见我们要避免如下错误:

  1. 不要混淆了用户和客户的概念,优先考虑客户,因为钱是他付的,想法是他提的;
  2. 用户角色的梳理中,需要考虑到关联的人员是否也有可能在系统中;例如学生—家长,学生—保安

有了上面的角色,业务及业务流程就有了来源,我们就可以开始来回答第二个问题了。

方法2:找到支撑这些诉求及职责的业务或业务流程

什么是业务了?我的理解一般就是大家平常说的做事的流程或者做事的步骤。一般情况下我们可以根据用户的诉求就梳理出大致的业务及流程,再通过一对一的访谈就能达到你想要的业务。

根据上述的用户角色及诉求,我梳理了如下的业务。这里只做部分列举,不做详细说明。

  • 学生出勤业务:学生上学通过AI摄像机进行到校,离校签到,系统记录相关数据。
  • 学生归寝业务:学生上学通过AI摄像机进行归寝,离寝签到,系统记录相关数据。
  • 学生请销假业务:学生在系统进行请假申请,提交到班主任处;学生凭借假条出入学校。

注意事项:由于信息化系统的引入,很多原有的业务流程需要再造。

例如在学生请销假业务由于AI摄像机和平板的引入其流程就会再造,再造后的流程如下:

学生在系统进行请假申请,提交到班主任处;或由班主任直接创建请假申请;通过后学生在非上下学时间离开时,AI摄像头识别到该学生后,会在门卫的PAD上显示该学生的请假信息,核实后允许其离校,离校时会将信息推送给家长。

考虑业务流程中的异常业务

大家分析业务时,都是正常流程很容易,但是一定要考虑其异常流程的处理,因为谁都没有一直顺的时候,例如下面这个异常业务。

  • 学生归校异常业务:学生请假时间已过或未经请假就出校后归校,这个对于正常的请销假业务而言是个异常业务了。
  • 学生未按时归寝业务,这个也是归寝业务的异常业务。

复杂业务使用流程图更直观:有些业务比较复杂,这个时候使用业务流程图可以很清晰的表达出该业务,与客户沟通时可以取得事倍功半的效果。

找到支撑业务的数据信息

任何业务离开了数据信息,都是瞎说,所以发现业务背后的数据很重要,那么数据从何而来了?

收集客户日常流程使用到的单据:

角色日常工作我们经常会看到各种单据,具体到本文中,我们至少可以发现下面两种单据,学生的假条,访客进校的登记表,宿管查寝的登记表等。

跟踪客户的日常工作,找到他们用到的非正式表格

注意事项:原始表单并不能直接放入到需求中,需要加工成数据字典。

例如请假条:

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我们要把他们转换成对应的数据字典或表格如下图所示:

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梳理要实现以上业务的环境

按理说,完成了以上的业务梳理后我们对需求有了很深入的了解了,能写出较好的需求文档了。但是我们还要考虑实现这些的业务的软硬件环境,外部接口。就本例而言需要考虑如下的环境。

政策环境:

  • 公安局对校园安装摄像头的要求
  • 教育局是否有对校园安全的政策文件等

系统运行的环境例如:

  • 服务器是物理服务器还是云服务器;
  • 操作系统使用的是Linux还是,Windows的某个版本
  • 数据库需要使用Mysql Oracle Sqlserver的哪个版本
  • 物理服务器是否需要硬件防火墙,是否需要牵专线

外部接口:

  • 罪犯的人脸头像库如何提供
  • 学籍信息,教师信息,年级班级信息如何提供

通过需求分析,其实我们已经掌握了很多的业务,流程,角色信息等,我们或多或少也使用了一些文档,例如需求访谈表,文档终的目的是减少沟通的成本,确保能清晰的解释需求。

如果说需求分析方法是写好需求文档的内功,那么规范专业的文档目录及内容,则是写好需求文档的外功。再好的内功,只有使用恰当的外功才能发挥其效果。

需求文档

这里主要介绍三种需求文档的模版及其作用:

  • 原始需求访谈表—记录用户原始的需求文档;
  • 需求规格说明书—对现有业务整理或流程改造后的系统需求文档;
  • 需求清单及功能结构脑图—用于时间人力等资源进行估算成本计划。

1. 原始需求访谈表记录表

我们在与用户沟通交流时,每次都有必要做好需求的沟通记录。有了该文档,我们每次的需求访谈的效率和质量才会更高,而避免不必要的瞎扯,浪费大家时间。

需求的访谈记录的格式可包含如下要素:

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2. 需求规格说明书

需求规格说明书是对原始需求进行加工后,可供开发使用的文档,所以需求规格说明书的需求是高于原始需求的,对原始需求中的某些内容进行了增删,确保按照新系统的方式进行的业务能满足用户的需求。

好的一份需求规格说明书会节省开发系统设计的大部分时间。需求规格说明书应包含如下结构:

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3. 需求清单

需求清单是根据需求规格文档,按子系统,模块,功能进行分解后的功能清单;可以通过脑图进行分解展示,也可以通过Excle文档进行分类确定。

使用脑图便于分析和讲解:

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使用Excle文档,方便统计和时间估计:

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本文由 @可缓缓归矣 原创发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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