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从采购系统的核心链路,了解采购系统功能

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掌握事物的核心后,再有的放矢地做事,才能更加明确、更加高效地执行。而对于采购系统来说,明确核心链路与流程,才能准确分析出系统不同阶段应包含的功能。

从采购系统的核心链路,了解采购系统功能

本文将从买卖双方的角度分析采购系统的核心链路和流程,进而从这些核心链路出发,分析系统发展的不同阶段应该包含的功能有哪些?

一、采购系统中的买家和卖家

有一位地产行业的朋友跟我说过一句话“每个人在这个社会中的本质只有两个:买家或卖家”。

我觉得说的很对。衍生一下:任何系统中的用户本质也有两个:买家或卖家,系统的功能只是在为满足他们的需求创造天时和地利,即让他们更方便快捷地履约。

那么采购系统的卖家、卖家、天时地利分别是什么呢:

1. 买家

即采购系统的用户,一般情况下,公司会有专门的采购部门或团队来负责公司产品的采购和供给维护。他们既是系统中的买家也是系统的真正用户。

2. 卖家

即提供货品的商家,我们称之为供应商;他们不会直接使用采购系统,而一般会有一个供应商开放平台来供他们完成供给动作。

3. 天时地利

即提供满足交易实现的场景(功能),使双方能快捷方便地完成履约。采购系统中双方的履约围绕着采购订单来完成,因此采购订单的处理流程就是这个天时地利。当然为了实现采购订单的处理,有一些基础功能必须要先有,可以理解成为了完成履约必须要做的生产准备工作。

二、采购系统中的核心链路

上面已经解释了系统中的卖家、卖家、天时地利,下面从这三个方面出发,拆解一下系统中应该含有的最基本核心链路:

1. 买家

首先系统中要有买家,那么就设计到采购人员的信息维护和管理;有了买家后就有要采购什么东西?采购多少呢?什么时候应该采回来呢?

因此这里涉及到的链路有:

1)采购人员的维护和管理

这一功能的实现业务系统不会单独承载和建设,而是统一由公司的基础支撑服务用户中心和权限系统来完成,因此不在这里赘述。

2)应该采购什么东西

采购系统涉及到的商品,通常由专门负责管理和维护商品信息的管理后台系统商品中心完成,业务系统只需要使用商品的基础信息即可,不需要重复建设功能,因此也不详细赘述。

3)采购多少

某个商品采购多少(采购需求量)作为整个采购业务的起点,关系到后面的库存管理(不能多采,否则会呆滞)、前端的销售业务(不能少采,否则会缺货)。

因此备货计算的流程是整个采购业务中非常重要和关键的流程。一般分成自动备货、和人工备货。

自动备货指的是系统自动生成采购需求量(由自动备货模型计算得出),人工备货指的是采购人员根据实际情况需要特殊采购的需求量(由用户手动创建)。

由此我们得到备货数量计算的流程:

从采购系统的核心链路,了解采购系统功能

2. 卖家

作为卖家的供应商,如何将他们引入的系统中?如何管理他们?因此这里涉及到的链路有:

1)供应商引入

供应商引入的方式有两种,一是从供应商开放平台中入驻进来的商家;二是采购或调研人员手动维护的商家

2)供应商管理

商家引入后,我们需要对其质量进行评价,做到优胜劣汰;对于优质的商家需要不断进行培育,发展成长期的战略合作伙伴;同时淘汰合作指标表现不好的商家,避免不必要的资源占用和浪费

综合两个方面,我们输出卖家管理视角的链路:

从采购系统的核心链路,了解采购系统功能

3. 天时地利

如何完成采购订单的创建?如何让订单在买卖双方顺利流转?如何保证信息流、实物流、财务流的一致?因此这里涉及到的流程有:

1)订单生成

采购订单是将买卖双方联系的桥梁,因此采购单的生成是最基础的第一步。生成订单有两种方法,分别是人工手动创建、自动创建;在订单生成前我们走了一下询盘竞标:

从采购系统的核心链路,了解采购系统功能

2)订单处理

有了订单后,就需要让订单在买卖双方进行流转,买方审核确认并发出订单;卖方需要确认是否可按订单要求供货,并准确配送实物商品:

从采购系统的核心链路,了解采购系统功能

3)库存同步

当订单生成确认的那一刻,库存数据就需要跟着变动,因为这时商品的“已订货数”增加了,商家发出商品的那一刻,“在途数量”增加了,等仓库收货质检上架等等环节,每种类型的库存数量都要相应跟着变更。这就是中央库存服务要完成的事情,后期介绍库存服务系统时详细描述。

4)对账结算

对账结算的功能由统一的财务系统承载,不在采购系统中实现。但采购系统需要告知财务系统:给谁以何种方式在何时结算多少金额?

这就涉及到供应商账期的管理、采购模式和付款方式与结算方式的映射和管理、采购金额的计算、实际入库数量的管理等等。也涉及到采购系统、财务系统、仓库系统等上下游系统的数据流转。此部分业务细节在后期会专门介绍,这里不赘述。

最后将所有流程合在一起生成核心链路:

从采购系统的核心链路,了解采购系统功能

除了上面的核心流外,还有生产管理的流程、异常处理的流程等等,比如协议的签署(总合作协议)、合同的签署(针对每个订单的合同)、验厂的管理、商品与供应商的关联(简单称为供货关系)、货源的丰富(某款商品的供货商家越多,对采购方相对有利)、采购成本的管理(如何保证采购价是市场低价)、现金流管理(如何让采购资金占用量最少)、售后的处理(商品本身的问题需要供应商承担成本)、商品质检的流程等。后期再详细介绍。

此外整个供应的链条还可以继续延伸,比如将供应商的生产能力、库存能力纳入到公司供应链管理的流程中,借助供应商的能力节约供应链的运营成本。

当你实现了所有正逆异常业务的线上化处理,接着你就想如何让系统自动化跑这些流程,释放人力,比如订单自动化处理、成本自动化监控。有了数据的沉淀后,就想如何用这些数据给业务赋能,比如数字化业务(用指标检测整个业务链的运行)。接下来还需要实现智能化等等。

PS:整理完后发现从“人货场”的角度分析,异曲同工。万理相通,从一个点引发一连串相关知识的融合理解,所谓融会贯通应该是这样的。从核心链路出发在业务线上化的阶段如何设计系统的功能架构?涉及到的细节功能有哪些?如何将这些功能进行封装,设计符合MVC范式的系统架构?接着如何实现这些功能的自动化?后期再介绍。

#专栏作家#

果果,人人都是产品经理专栏作家。擅长业务导向性的产品设计,以及对业务流程的梳理和复杂问题的拆解,希望能找到产品工作的操作指南和方法论,不断搭建自己的知识体系

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题图来自Unsplash, 基于CC0协议

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