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自我隔离下的在家办公,如何推进?

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落地在家办公的挑战不是技术,而在于管理问题,防御新型肺炎或成为落地在家办公的契机。

1月28日,企业微信将疫情期间的视频会议人数上限升级至300人,不见面,也可高效沟通。

1月29日凌晨5点,经过紧急研发,钉钉全量发布“员工健康”功能,同时,钉钉正式对1000万家企业组织发布支持“在家办公”的全套免费解决方案。

1月30日,字节跳动旗下办公套件飞书宣布,免费开放其使用的系列疫情监测管理工具。

……

抗击疫情,众志成城;自我隔离,居家办公。

随着全国范围内阻击新型冠状病毒感染肺炎,隔离成了控制疫情蔓延最为低成本和有效的手段。1月27日,国务院办公厅正式发布,延长2020年春节假期至2月2日(农历正月初九,星期日)。

实际操作必须慎之又慎,全国各地启动一级响应,封城封村,各主要交通枢纽逢人必测体温,各地企业纷纷推迟年后开工时间。比如上海、浙江等地均规定当地企业不得早于2月9日24时前复工。

这加大了中小企业的运营压力,红杉中国在给成员企业的信中提示了三条,第一条即“保持对现金流变动的关注,做好企业自身发展和社会责任的统一”。

员工在家期间如果不创造效益,企业租金、人力等成本却不会因此而减少,在家办公成为各大厂和中小企业的首选。多数企业采取了2月3日—7日在家远程办公。

腾讯、阿里、字节跳动进一步开放其办公软件应用,并增加疫情监测功能,既为彰显企业社会责任;长远来看,或许也是其突围B端获客困境的机遇。

防疫大考促使之前对远程办公不感兴趣的中小企业纷纷尝试在线协同,新型肺炎或有望加速在家办公成为新风口。

开放移动办公SaaS

截至目前,包括企业微信、钉钉、飞书等多家企业服务SaaS 厂商,均已宣布在疫情期间向用户免费开放打卡、健康监测、视频会议等功能。

创业邦记者基于办公软件用户数及专业属性,联系了企业微信、钉钉、飞书、小鱼易连等行业内主要企业服务SaaS供应商,梳理了几款较为常见的办公协同应用,重点关注新上线和新开放的功能。

企业微信:

疫情期间,腾讯企业微信会议人数上限升级至300人,支持随时随地发起音视频会议。主持人可管理与会人员;可投屏演示文档或屏幕,支持实时标注演示内容。

此外,企业微信面向受疫情影响较大的教育和医疗行业上线了特色服务。企业微信开通了家校通知功能,可保障疫情期间家校信息顺畅互通;在医疗方面,轻症患者可首先在线上求诊,减少线下接触,以避免交叉感染。

钉钉:

阿里巴巴钉钉经过紧急开发,全量发布了员工健康功能,员工可健康打卡“报平安”,实现组织健康管理在线化与数字化。

与此同时,根据对超过1000万家企业组织办公情况和问题的调研,钉钉发布了支持“在家办公”的全套免费解决方案。其主要功能包括远程视频会议、保障企业组织疫情期间消息精准触达的DING功能、日程共享、任务协同、在线文档协同、远程打卡功能等。

钉钉还发布了“疫情期间在家办公指南”,提炼了适合各类企业组织使用的场景解决方案。

自我隔离下的在家办公,如何推进?

飞书:

字节跳动旗下的飞书同样上线了“健康管理”服务,并向学校、企业等组织免费开放。飞书此次开放服务包括“健康报备”应用、飞书云空间健康统计模板、肺炎疫情资讯实时播报机器人等。

“健康报备”应用包括收集体温、是否接触感染源、行程、位置等相关信息的统计模板。对于新型肺炎情况,飞书实时在丁香园等RSS订阅源获取疫情消息,组合成新型肺炎疫情实时播报机器人,组织内成员可自行订阅获取。

2020年5月1日前,用户还可免费使用飞书提供的不限时长音视频会议、不限容量在线文档与表格、审批管理等功能。

自我隔离下的在家办公,如何推进?

小鱼易连:

作为云视频会议SaaS供应商,疫情期间,小鱼易连向全国政府机关、医疗机构、教育机构、企业单位免费提供100方云视频会议。

在企业远程办公方面,使用小鱼APP可通过微信、短信或邮件等方式向同事发出会议邀请,快速组成视频会议,相关成员输入号码即可加入会议。用户还可录制视频会议,会后分享或反复观看。

石墨文档:

石墨文档以其设计简洁、权限设置功能丰富等特性为不少对在线协同要求高的企业青睐。

疫情期间,石墨文档上线了11类“抗击肺炎”专用统计模板,包括2类表单模板(身体不适人员信息收集表、学生每日健康信息提交),7类表格模板(每日健康信息上报表、XX公司员工春节返工人员统计表等),2类文档模板(驰援某地爱心捐赠指南、全员公告关于预防新冠肺炎的通知)。

此外,疫情期间,对于公益组织及抗击疫情一线机构,石墨文档均为其免费赠送企业高级版。

综上,各家企业服务SaaS厂商基于其既有产品,在疫情期间主推“协同办公”理念,具体做法包括升级原有功能、上线健康相关模板、免费开放等,这些做法将有助于获客和培育用户使用习惯。

隔离与落地在家办公

在家办公,或者叫远程办公,弹性工作,不算新事物。在家办公的好处显而易见,降低办公成本,同时还可突破地域限制,帮助企业更大范围地招聘人才。

事实上,在家办公的弹性工作方式已经成为部分企业的主要办公方式,国外比较普遍。据Glassdoor一项调研结果,Airbnb、戴尔、甲骨文等知名公司,均为员工提供了在家办公福利。

Buffer是美国旧金山一家社交媒体管理服务商,起步时只有9名伙伴,当Buffer发展到有50名员工时,他们没有去租一个更加宽敞明亮的办公室,而是宣布撤掉实体办公室,全员远程办公。省下来的租金怎么用呢?Buffer会定期把大家聚到一起,全世界旅游。如今Buffer有90名员工,遍及15个国家,服务了75000名客户。

Buffer的CEO这样解释“逃离办公室”的初衷:“有办公室的时候,我们开个会还要等人齐,往往半天时间就磨没了,我们想做事情,就第一时间做,绝对不能等,这是创业公司的生存规律。所以如果我们都不在办公室,我们想开会怎么办呢?我们就直接打开Moxtra、Google Hangout这样的协作软件,用这些软件已经可以完全把事情说清楚了。”

但国内在家办公并不多见,仅限于媒体、销售等个别行业。在眼下严重的疫情面前,在家办公成了确保防疫、承担企业社会责任、又兼顾企业日常运营的主要工作方式。

在网络信号普及、网速提升、云计算发展的当下,理论上,只要是非必须人与人线下交互的行业,有一台电脑一根网线都可完成本职工作。

据国家卫健委在国新办发布会上披露的消息,新型冠状病毒人群普遍易感,潜伏期在1~14天,潜伏期内无症状,而且具有传染性。

这给发现传染源带来了很大挑战。随着春运返工潮到来,在人员嘈杂的机场、火车站及封闭车厢,或者乘坐公共交通上班的道路上,谁也不能保证不接触“移动传染源”。尤其在传染源病毒尚在潜伏期、自身不知晓的情况下,防控疫情的社会成本将大为增加。

隔离传染源,切断病毒传播路径,待病毒潜伏期结束后,疫情自然就会得到控制,这是社会运作成本最低和最有效的手段。

在这样的特殊时期,在家办公的出发点已成为企业和员工共同利益。每个团队都必须学会线上协作,在保证自身健康的同时,尽可能降低疫情对公司经营的不利影响。

商业社会的演进、企业组织形式的变化有着自身必然趋势,但偶然事件却会成为加速器。正如2003年,非典一定程度上加速了中国商业格局的改变,电子商务由此萌芽,并催生了淘宝、京东两个现象级电商平台。

防御新型肺炎或倒逼企业远程协同,成为落地在家办公的契机。对于之前没有在线协同经验的中小企业来说,疫情期间开启使用“免费”的办公应用,是成本极低的尝试。

如何推进在家办公

今天中国互联网、移动互联网早已完成自己的“成人礼”,如今落地在家办公,最大的挑战不是技术,而在于管理问题。

很多企业管理者认为,在家办公不利于管理员工,毕竟一天都见不到人影,没有人知道你在干什么,有问题需要讨论也不能做到面对面随时沟通。

明道云创始人任向晖近日在知乎发了一篇文章《远程工作的协定》,有一定的参考价值。任向晖提出:“影响远程协作成效最大的因素并不在于工具有多么先进,而是来自于一个比较容易被忽略的环节——协作方式的事先约定。”

具体操作上,即使在家,也需要有明确的上下班时间规范,人人都应当有更高的自律标准。

另外,明确任务分派模式、汇报模式、响应时间要求、结果导向,让对于结果期待的不确定性变得更加确定,远程办公才会变得更加顺畅。

企业管理者或许可以对在家办公效率多一些信心。2014年携程曾做过一项研究测试,参与测试的员工均为客服销售,研究结果显示,在其他因素完全一致的情况下,远程办公人员拨打的电话数量比同级别办公室员工多13.5%。另一项调查,2016年美国在家办公人员中,大约91%在家办公人员认为其比在办公室办公更有效率。

事实上,在此次新型肺炎疫情之前,企业微信、钉钉、飞书等既有办公软件的免费功能已完全能够满足绝大多数企业对于远程办公协作的需求,但却没有得到充分使用,员工对其知之甚少。企业使用企业微信、钉钉等,基本停留在考勤等管控而非协同的功能上。

可以想见,疫情过后,落地在家办公不可能一蹴而就,但企业微信、钉钉在此期间大力推广远程办公,不失为中小企业打造灵活组织形式的尝试机遇。企业服务SaaS厂商能否通过此次在线办公刚需爆发,思考如何推出更具用户黏性的产品,提升疫情过后用户的留存率,也是一大挑战。

本文转自微信公众号创业邦(ID:ichuangyebang),未经许可,禁止转载。

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