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字节跳动的秘密武器飞书到底是什么?

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不久前,抖音、头条、西瓜宣布请全国人民免费看《囧妈》,不仅引发全民热议,也在行业内激起广泛讨论。

这是一个十分敏捷、迅速并成功的决策,根据抖音CEO张楠透露的信息:《囧妈》一役,团队从做出决定、联系影业公司老板、谈判价格、签约,到产品专题页研发、在线观看压力测试,到最后电影上线,一共只花了36个小时,大部分工作在线进行。如此重要的决定,张楠与徐峥甚至都没有见面。

这是疫情之下远程协同办公的一个典型代表。

近段时间以来,受肺炎疫情影响,在家办公成为许多上班族的常态。然而,尽管“SOHO(在家办公)”这个词已经出现很长时间,但对于大部分人而言,在家远程协同办公仍是一件新鲜事,需要适应甚至需要学习。

如何才能正确的使用在线办公产品,让团队快速适应远程协同办公,维持业务正常运转?2月9日晚间,抖音CEO张楠与字节跳动副总裁谢欣参加飞书线上公开课,结合各自业务进行了经验分享,他们的共同答案是飞书。

字节跳动的秘密武器飞书到底是什么?

根据介绍,为了落实疫情防控要求,字节跳动五万员工一直采用在线远程办公的方式,飞书是支撑这一切的背后工具。事实上,不只是字节跳动,目前,有许多企业正在使用飞书进行远程协同办公,解决了特殊时期的团队协作问题。

飞书是如何做到的?

office套件+微信+Gmail+ZOOM?

不止如此

刚刚过去不久的大年三十,对于很多企业来说都是忙乱的一天。

1月20日,新型冠状病毒确定可以人传人的信息,经由钟南山院士通过央视采访正式对外发布;1月23日,武汉从上午10点起“封城”,更多措施随即落地,疫情防控的全员战役正式打响。对于企业而言,在春节返乡叠加疫情的特殊时期,如何保障人力到位、信息通传顺畅、业务协作持续是最大挑战。

应对挑战,协同办公产品发挥了非常重要的作用。

鑫有上房物业是一家服务社区的传统企业,突发状况下,面对人员不到位且流动受阻的现实,如何保证员工安全及业务正常开展亟待解决。为此,鑫有上房物业采取了以下措施:成立了疫情疾控小组,重新分工,重新梳理紧急时期组织架构;已返乡的员工实现全员网上移动办公。

过程中,鑫有上房物业利用飞书顺利实现了远程办公的过渡:

  • 通过在线文档支持完成应急作业指南、信息通报制度;

  • 通过早上/下午开会的方式安排工作和做总结,打开视频“见个面”,分享工作清单,帮助大家解决工作的难题,适应远程办公;

  • 通过“健康报备”应用、健康统计模板、全员公告等方式,来及时掌握员工健康状况,减少疫情风险。

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鑫有上房物业使用飞书应对疫情期间工作变化

从鑫有上房物业的案例中可以看到,飞书的在线文档是其重度使用的产品模块。

在线文档只是飞书的一个产品模块,事实上,当前的飞书已经是一款整合了即时沟通、日历、音视频会议、在线文档、云盘、工作台等功能于一体,并和企业现有系统、第三方工具很方便地进行集成的办公套件。

飞书脱胎于字节跳动内部,其形态也随着字节跳动的需求而不断转变。

对一家企业而言,沟通和创作工具是最基础的工具。根据谢欣介绍,在2016年年底,在使用过各种业界工具后,字节跳动决定启动自研,从沟通和创作工具开始,致力于打造全球领先的协作套件。

从2012年到2017年,字节跳动在沟通工具上经历了Skype、微信+微信企业号+slack+钉钉+飞书几个切换;在创作工具则经历了Word、协同文档、飞书文档。IM、在线文档构成了飞书的基础产品形态。在随后发展中,日历、云盘、工作台等功能陆续加入,目前开放平台已经上线包括审批、二手交易、订餐等在内的应用。这意味着不到三年,从沟通这个单一需求点出发的飞书已经成为完整的办公套件。

从许多用户的反馈可以看出,飞书的最大特点是协作程度高,其产品设计始终围绕沟通和协作两个诉求进行。仍以文档协作功能为例,与大部分在线文档不同,飞书的在线文档有评论功能,即用户可以选中某一段文字进行批注式评论,同时,其他协作者可以回复。这是一个看上去不太起眼的功能,却巧妙的将文档协作和IM揉到了一个产品里,事实上把沟通融合到了作业流程中,是提升效率非常重要的方法。

结合官方介绍和自身体验,「深响」还发现了飞书以下值得注意的功能。如在IM功能中,飞书的消息自动串联功能可将一个主题的消息串联在一起,能很好的解决群聊中消息混乱、不连贯的问题。

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消息自动串联

另外,快捷表情静音回复、历史消息自动同步等功能,也是基于避免灌水现象、提高群聊效率之考虑的巧思。

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快捷表情静音回复界面

飞书的日历功能除了记事外,也融合进了协作,如订阅同事日历、通过查看同事日历空闲时间开启会议群聊等。

针对突发疫情下的各类特殊需求,飞书近段时间还上线了:

  • 健康监测管理系列功能,包括健康报备应用、飞书云空间健康统计模板、肺炎疫情资讯实时播报机器人等;

  • “线上办公室”功能,通过实时语音频道的方式,还原办公室工作、沟通场景;

  • 疫情动态应用,提供包括疫情地图、最新进展、鉴真辟谣、疫情问答、同程查询、物资募捐、在线义诊等服务。

能够看出,无论是常规功能还是疫情时期推出的特殊功能,飞书的整体思路是帮助企业实现工作相互串联、无缝协作,操作门槛比较低,易用性比较强。

目前,市面上类似飞书的办公套件已经不少,每一款办公套件不仅是各研发团队的技术、产品的实力体现,也是其对于管理、协作思考的体现,而这些思考会决定产品的最终形态。

那么,飞书的产品理念是什么?这些理念又是怎样去指导产品开发思路的?


源于字节,但不止于字节

在阐述飞书的产品理念时,身为飞书负责人的谢欣喜欢讲两句话:“Develop a company as a product”,以及“The tools we use shape the way we work”。

事实上,“Develop a company as a product”不只是飞书,也是整个字节跳动公司的管理实践,它表面意思是不断打造公司的组织、文化等,实际目的是探索找到持续保持公司战斗力的解法。为了做到这点,打造合适的办公工具便显得非常重要,因为工具会定义工作的方式。

在字节跳动,飞书确实已经且仍在持续改变团队的工作方式,其中最为典型的例子是被内部称为“飞书默读会”的开会方式。

传统的开会方式是会议相关人员到了会议室(或通过远程接入)后,围绕某些议题进行沟通和讨论,但是你一言我一语的沟通非常容易偏离主题,而未能参与到发言中的参会者的注意力则容易分散,会议效率低下。

为了解决这个问题,字节跳动探索出了“飞书默读会”的开会方式:

  • 第一步,会前共享会议议程文档,大家协同编辑,汇总讨论资料;

  • 第二步,会议开始的前 15 分钟,大家集体静默看文档。针对有疑问的部分进行在线评论;

  • 第三步,大家针对文档内的评论进行重点探讨,当场解决问题或明确解决方案;

  • 第四步,添加会后待办,明确下一步行动并@具体负责人。

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谢欣认为,“飞书默读会”的优势在于,默读文档让全体参会者有更多思考时间;在文档内进行重点探讨可以当面回答问题;整个过程非常高效,且能够通过文档清晰记录下来,讨论的过程就是会议成果产出的过程,无需额外再做会议纪要。

“飞书默读会”如今已经成为字节跳动内部通用的工作方式,这一主打高效和思考的方式是字节跳动企业文化的典型代表。

字节跳动创始人张一鸣早在2015年就曾在社交网络上记录下自己的思考:“Develop a company as a product.”根据公开报道,字节跳动非常强调信息通畅、放权、敢为,这可以从其双月OKR及其他管理方式中一窥端倪:

  • OKR要求激进,设立的目标要求有挑战性,能够鼓舞人性;

  • 在飞书上,任何员工可以看到任何同事的OKR,以及基本信息、汇报关系;

  • 普通员工只需向直属leader申请即可看到所有头条系的产品数据,无需更高层批准。

    可以说,飞书是字节跳动企业文化的工具表达。

    近日,飞书免费开放了其OKR功能,企业可以申请、部署,除了功能更新外,OKR产品更为重要的意义在于指示飞书所倡导或者说希望打造的协同办公产品的愿景,这个愿景是企业内部更加高效、透明,协作性更强。

    从免费开放OKR功能能够明显感觉出,飞书的产品设计理念是字节跳动企业文化和管理理念的工具化,它最重要的价值,是一家极具活力、高度敏捷的公司的管理方法论。使用飞书,本质上是在接纳和实践一套开放、协同、敏捷的企业管理方法。正如谢欣秉承的“The tools we use shape the way we work”理念,坚持恰当的工具可以提升企业效率,减少冗余和低效,创造价值。

    “工具的力量很多时候是没有被充分认识到的,工具会改变做事方式。”

    例如,如果你使用的是Word,那你就一定是自己在写,且文档反复传输非常低效;如果是协同文档,那就是团队一起写,很快就能讨论确定。而据研究数据表明,91%的员工在会议期间做过白日梦,75%的员工在会议期间做过其他工作,39%的员工报告说在会议期间睡觉。由飞书这一工具塑造的“飞书默读会”,则可以大大提高会议效率。

    日前,飞书针对2020年5月1日前,申请注册的中小企业(100人以下)、街道社区、公益组织、医院、医学类院校和湖北地区所有学校,免费提供三年商业版权益。

    谢欣表示,这段时间不少中小企业普遍都很焦虑,担心今年能不能熬得过。“三年(商业版免费权益)确实不短,之所以定这个时间,就是为了帮助所有中小企业以最高效率尽快恢复生产,保障业务正常运营,不用担心成本,解决后顾之忧。”

    飞书与字节跳动的工作方式相辅相成,但在向外走的过程中,有浓烈“字节范儿”会成为飞书的阻碍吗?

    谢欣对此表示否认,他介绍,在产品研发过程中,团队非常强调的一点是,“我们输出的是通用的工具,而不是输出我们公司的价值观、管理理念和做事方式。我们愿意分享我们的一些管理实践,但我们并没有把它固化到产品里输出给其他企业,因为每家企业的管理方式是不太一样的。所以我们在打造产品的过程中,非常注意到它的普适性。”

    因此,使用飞书或许是学习字节跳动企业文化和管理经验的最佳途径,但从更长远的角度来看,企业更需要的是在一款合适的工具下,帮助自己找到最佳的组织、协作、沟通工具。飞书希望满足的是后者。

    在当下激烈的市场竞争中,敏捷、高效、透明是取得胜利关键,字节跳动凭此构建了自己的方法论,并在竞争中取得节节胜利。这也是飞书的底层产品逻辑,它定义了飞书在办公套件市场的最大差异点,也将成为其未来赖以制胜的核心。

    本文转自微信公众号深响,未经许可,禁止转载。

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