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怎样设计企业管理系统的首页工作台?

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随着市场竞争的加剧,越来越多的企业为了提高内部管控的效率,开始自建或引入内部管理系统来提升公司的效率。在内部管理系统中,有一个比较重要的模块就是首页工作台,今天我们就来聊一聊为什么需要首页工作台,以及怎样设计首页工作台。

怎样设计企业管理系统的首页工作台?

01 为什么需要首页工作台

其实要探究这个问题,我们需要深入到企业的需求当中去思考。即企业有了内部管理系统后,在没有首页工作台的情况下,遇到了什么问题?

首先分析经常使用内部系统的人员,一般是普通员工和基层管理人员。那么我们就从管理需求和工作需求两个方面来探讨:

1. 管理需求

无法准确掌握当前任务的进展和异常状况:

基层管理人员的主要工作目的:配合公司规划,在需要的时间内,高质量完成当前阶段的任务。这就要求基层管理人员拥有合理分配任务、及时策略调整等能力。这些能力的来源除了管理人员日常的工作中进行的训练和培养以外,就非常需要对工作数据有全面掌控和对任务进展有直观了解。

  1. 对工作数据的掌控能够让管理人员对于自己分配任务的合理性进行佐证,从而提升管理人员的合理分配能力。
  2. 对任务进展的直观了解能够让管理人员提升对任务本身的掌控能力,从而在任务出现风险的时候及时调整。

以上两种能力保证了任务能够准时高质量交付,从而为管理人员避免管理不善的问题。

2. 工作需求

需要快速高效地在完成自己的任务。

这个角度比较简单,对于普通员工而言,每天都会有分配到的具体任务,就需要高效按时完成。在这里,减少浪费时间就很重要。首先需要避免因为任务分布太分散而导致的任务搜寻时间和遗漏风险。当然,因为企业当中通常是多人分工协作,所以信息同步也非常重要,否则也会出现因为信息差而产生时间浪费。

02 怎么设计首页工作台

结合了以上分析,现在我们就来思考一下设计首页工作台的核心方案。既然有两方面的需求,那么设计之时同样需要针对两方面的痛点进行设计。下面我们分别阐述两方面的核心需求和设计。

1. 管理需求:量化核心数据,团队任务状况展示

1)量化核心数据

核心数据模块,达成的需求是让管理人员能够站在宏观的角度上知晓自己负责板块的情况,便于管理人员在做具体事项的时候都能遵循宏观主线。

这个模块更多地需要跟当前工作岗位相匹配,展示他们关注的核心数据,需要包含正常数据和异常数据。下面以客服、销售、项目经理这三个岗位的核心数据举例:

怎样设计企业管理系统的首页工作台?

2)团队任务进展

这个模块的侧重点更多是微观层面,即用于管理人员对当前的团队任务进展进行监控,作为调整的参考依据。

模块偏向当天或最近安排的任务情况。这个模块的设计中,可以将每个岗位的工作都量化成任务,这样就无需根据岗位再来进行划分。

该模块需要包含的内容有:管理人员负责的整个团队及团队每个人分配的任务总数,当前完成任务数,当前任务完成率等。以下图为例:

怎样设计企业管理系统的首页工作台?

2. 工作需求:明确展示剩余任务,归集任务入口,信息同步

1)归集任务入口、明确展示剩余任务

这两个需求通常用一个待办任务模块来实现,这个模块所起到的作用就是集中展示执行人员所需要完成的任务,从而避免其在系统的多个功能模块中找寻任务而浪费时间和遗漏任务产生风险。

该模块的设计根据工作性质的不同可分为两种:

  • 通过系统分配的任务:这类任务的目标和达成标准比较明确,执行人员仅需要将待办任务全都完成即可。这种情况下,无需给执行人员创建待办任务的入口,但是需要配合设计系统中相应的分配功能。
  • 自行创建待办任务:这类设计通常用于执行人员的工作较为多样,且并非所有都属于系统可分配的范畴。这种情况下,就需要给出执行人员自行创建待办任务的入口。同时需要注意的是,此处需要留出任务目标和时间安排的设计,便于将任务量化。
怎样设计企业管理系统的首页工作台?

2)信息同步

这个模块主要是为了让执行人员能够快速了解到与之相关的信息而设置的,目的主要是避免因为信息差而产生的无效工作或低效工作。通常包含公司重要信息同步和自己负责的任务信息同步。

  • 公司信息同步:这个功能主要是为了满足员工需要快速了解公司重要信息的需求,公司重要信息往往会涉及到各工作岗位的员工任务优先级,需要时刻掌握以便更好完成任务;
  • 自己参与的任务信息同步:这个功能更多是满足在多人协同工作的场景下,随时了解其他人员对于自己参与的任务提交的进展和变更,以便于及时确认自己的任务进展是否符合整体任务进展,同时也便于及时发现其他员工的工作对自己的任务可能产生的影响。
怎样设计企业管理系统的首页工作台?

03 总结

从上述内容我们可以看出,做一个首页工作台,首先要从使用人员入手,分析管理人员和工作人员这两个不同的角色的痛点。

对于管理人员,痛点是对任务进展和异常无法实时监控。所以我们要从宏观和微观两个角度去设计核心功能。宏观需要分岗位进行核心数据量化,以便于随时观测进展、发现异常。微观需要展示当前任务的进展状况和团队成员的任务情况,让管理人员对于团队进展能了然于心。

对于工作人员,痛点是避免低效工作。所以需要设立待办为之明确任务,辅助以信息同步,两者相结合达成个人效率最大化。

总之一句话概括:宏观微观都要抓,明确任务有同步。

怎么设计首页工作台,你学会了吗?

 

本文由 @蜂蜜乌龙茶 原创发布。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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