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基于商业地产的管理系统设计思路(三):配置管理

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系统的权限体系和基础配置是业务功能的基石,在产品设计的过程中我们既要保证SaaS产品应对不同客户的灵活性,同时也要降低操作的复杂程度,要结合法律法规和设计主流,不要盲目创新和过度揣摩需求。

基于商业地产的管理系统设计思路(三):配置管理

2019年11月,长租企业自如的房源数量已经突破100万间,规模上进入世界级序列。而在国内,自如与行业第二梯队彻底拉开差距——以行业前十而论,自如的规模几乎相当于其余九名的总和。

据新闻报道,自如科技团队的目标是“打造业界领先的租住产业智慧化平台”,其作用在于加强租住领域全链条的数字化、数据化和智能化的产业互联网能力,主要包括智慧经营、智慧运营、智慧装修、智慧服务、智慧组织五大板块,其中有二十多项核心能力,上百个子系统。

以此为参考,如果说自如是以住宅租赁为资产管理核心平台的领头羊,那么对应的以商业地产租赁为资产管理为核心的平台也必将出现行业独角兽。

基于商业地产的管理系统设计思路(三):配置管理

仅以上图为例,共11个一二线城市的购物中心数量为13896个,按每个商场75家商铺计算 ,数量已经超过100万间,基于商业地产的管理系统,必然要以此数量级为参考。

一、权限体系

2018年,中国百强商业地产代表企业的经营性物业租金平均收入23.5亿元,同比增长26.3%;其中万达租金收入达328.8亿元,其它更多企业的租金收入在百亿元以下。

在房住不炒的政策背景下,商业地产及物业或将成为未来5年房产企业发展的重要业务方向。而一二线城市大型商业综合体的开发运营公司,基本都集中在以下龙头企业中,每家公司都有自己的一套资产管理系统。

若基于商业地产的管理系统能够实现做成一个统一的SaaS平台,必然是以集团公司为权限划分体系,构建组织树和职级体系,控制每一层子公司/分公司、各部门职员的权限。

基于商业地产的管理系统设计思路(三):配置管理

1. 权限控制的构成要素

用户:登录系统并认证身份的主体,每个用户都有3个身份标签:公司、职位、所属项目,并且能够维护用户名、登录密码,绑定邮箱、手机号、微信/钉钉等办公及社交账号。

公司:集团及关联公司的组织架构,下设子/分公司、部门等层级,主要用于SaaS化中的数据隔离。

职位:人力资源设定的岗位、具有各自的工作职责,一个职位可能会对应多个角色。

功能角色:功能权限的集合体,一个角色可以对应多个功能页面,减少操作的复杂程度。例如财务角色关联的功能页面有:应收、应付、开票、收款、退款、财务报表等页面,而职位为某公司的会计、结算、财务主管、财务经理等不同的职位都可以关联该角色,则无需每个用户都去单独的配置每个页面的权限。而一个页面上又要控制新增、删除、编辑、查看4种权限,防止数据丢失与篡改。

流程角色:流程节点的关键管理者及审批者。

(1)流程节点权限:例如合同审批的流程中必须要有法务来审定合同、由用印人员去盖章,在退租审批流程中必须要有物业人员去检查撤场的复原状况、由财务人员去核算欠款退款是否正确等。在关键的业务节点必须由特定职位的人去完成任务,我们就赋予该职位流程角色,待工作流转到该职位对应的用户时,自动发出任务提醒。

(2)审批授权权限:例如集团公司在华东、华南、华北三个大区都有区域总经理,则职位分别华东区域总经理、华南区域总经理、华北区域总经理。而对应的流程角色均为总经理,审批授权为100万,则合同金额低于100万的流程可以审批,超过该金额的流程将会流转到更高级别的审批角色。

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项目:广义的项目定义为完成某一独特的产品或服务所做的一次性努力,此处指以地理位置为标识的空间集合。例如杭州湖滨银泰in77项目包括A、B、C、D、E五个区,由北京银泰裕盛商业管理顾问有限公司进行招商运营,该公司同时管理in88、in99等项目,因此各项目上的用户需要依靠项目进行数据权限隔离。甚至有些人员仅负责该项目某个区/某栋楼的运营管理工作,因此权限划分可能更加细致。

2. 要素的配置流程

(1)公司:由于SaaS化系统的签约使用主体是一个公司,因此从公司开始配置,需要维护公司的基本工商信息、银行账户、组织架构,对于有财务接口和记账需求的还可以建立账套、维护会计科目、收入确认规则等。

(2)职位:获取公司的人力资源清单,将职位体系录入系统,匹配其岗位职责,为职位匹配角色(系统会内置一些通用角色,若有特殊需要可另行创建角色后再创建职位)。

(3)项目:创建项目,构建空间体系。

(4)用户:可以由指定的管理员统一创建分配账号,或者使用邀请链接分享的模式让用户注册后自动加入组织,也可以完全由用户自主注册试用部分功能然后再付费升级账号。

  • 分配式:录入用户名、初始密码、联系方式等基本信息,分配公司、项目、职位并设置任职开始日期,若有原系统流程需要交接处理,可进行同职位账号的前序任务转派。待员工离职,需要设置离职日期,取消账号的登录权限。用户之后可自行进行修改密码、忘记密码、修改基本信息等操作。
  • 邀请式:类似钉钉、Teambition等协同办公软件的邀请功能,由组织的创建人发起邀请。
  • 自主式:通过手机号验证码注册,绑定微信/QQ/邮箱等账号,系统自动记录用户信息。

3. 用户行为追踪

(1)用户登录日志:记录用户登录时间、次数、登录错误原因、在线时长等。

(2)用户操作日志:记录用户的使用过程、操作习惯、不同页面的操作频率及录入效率。

(3)系统异常日志:记录系统的报错提示,及时发现BUG。

(4)消息发送日志:系统自动发送的邮件/短信提醒等,记录发送内容、时间、是否成功等信息。

二、模板体系

1. 模板类型

对于商业地产的管理系统,模板打印也是使用较多的功能,例如意向书、租赁合同、补充协议、账单、催款函、多种经营类的协议(广告位、停车场、场地租赁等)、装修进场通知单等。若没有系统,也可以用EXCEL维护信息+word邮件合并功能批量实现。

2. 模板配置方式

(1)水晶报表开发取值

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(2)复制字段代码粘贴至模板后上传

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(3)在线编辑及字段拖拽

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三、财务体系

1. 税率配置

系统里应该配置增值税、印花税、房产税等税种。下图以增值税为例,在配置中需要维护税的名称、税率、生效日期等,为了避免用户选错,可以在税率中同样维护适用的收费项目。

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2. 费项配置

系统里应该配置收费类型的名称、收入确认时的科目、适用的公司及项目。

3. 收入确认规则配置

一半有按计费期间起始日确认、按账单的应付日期确认、按开票日期确认、按会计期间分摊确认。

根据《国家税务总局关于贯彻落实企业所得税法若干税收问题的通知》(国税函[2010]79号)第一条关于租金收入确认问题的规定,根据《实施条例》第十九条的规定,企业提供固定资产、包装物或者其他有形资产的使用权取得的租金收入,应按交易合同或协议规定的承租人应付租金的日期确认收入的实现。

其中,如果交易合同或协议中规定租赁期限跨年度,且租金提前一次性支付的,根据《实施条例》第九条规定的收入与费用配比原则,出租人可对上述已确认的收入,在租赁期内,分期均匀计入相关年度收入。

四、其他配置

另有一些业态、租客等级、收银方式、标签属性、附件类型等可以作为数据字典灵活配置,在此不做赘述。

五、总结

系统的权限体系和基础配置是业务功能的基石,在产品设计的过程中我们既要保证SaaS产品应对不同客户的灵活性,同时也要降低操作的复杂程度,要结合法律法规和设计主流,不要盲目创新和过度揣摩需求。

 

本文由@Rachel 原创发布,未经许可,禁止转载。

题图来自Unsplash, 基于CC0协议。

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