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一个邮件收条(回执)引发的思考

相信大家在用foxmail收邮件的时候,都碰到过这种情况,见下图:

一个邮件收条(回执)引发的思考

点一下是,就表示你收到了对方的邮件。

熟悉吧,邮件收条,或者叫邮件回执,表示你收到了邮件,仅此而已。

好了,开始说正事。事情的起因是今天早上同事问我,为什么我从来没给过他邮件收条(回执),而我是这样回答他的。

作为发件人的角色,他的需求是自己发出一封邮件以后,想知道对方有没有收到,就这么简单,于是有了邮件回执这么一个功能的产生。这个功能简单吗?足够简单,只要事先设置好,那么所有的邮件发出后都会自带一个回执,然后只要收件人点一下“是”就可以了,一切都在后台程序自动完成,真的足够简单。

坦白讲,这个功能出发点是好的,可是真的有用吗?又有多少人在用这个功能呢?又有多少人在收到邮件以后点了“是”呢?从收件人的角度来讲,这个功能足够好吗?

首先,邮件回执是在收件人还没有看到邮件内容时就自动弹出。试问一下,我还没有看到你的邮件内容,没明白你让我帮你做什么事情,你就先让我给你一个明确的收到邮件回执,从用户心理来说,这算什么呢?

其次,从截图中也可以看到,“是”的按钮只有1个,而“否”和“X”是2个按钮,从按钮比例上来说,我有66.6%的操作都是不给你回执。

再次,如果我事先关闭了回执,在我看完邮件后又没有了邮件回执的发送按钮,我就是想给你回执此时也没有了入口。

而作为我,一个收件人,是这么理解的:邮件回执,是一个默认的接受承诺。它不仅仅是我收到邮件这么简单,背后所隐含的意义是:好的,我收到你的邮件了,你所说的事情我已经明白了,我会按你邮件中所说的帮你处理。是的,我就是这么理解的。一个人的承诺,是与他的个人信用息息相关的,看起来简单的一个邮件回执,但背后关系到收件人的信用时,请问还有谁敢轻易给你回执?

事实上,类似的事情在工作中也经常碰到。举一个亲身经历的故事:早年做市场调查的时候,与客户谈的很好,但当我提出要和客户签一个合作意向书时,几乎所有的客户开始犯难了,甚至开始拒绝签字。起初我以为是自己的谈判技巧问题,但当其他同事都回来一起总结时,发现客户拒绝签字是一个非常普遍的情况。虽然我们一再声明合作意向书不代表任何事情,只是一个简单的合作意向而已,但在我们调查的150家以上的企业中,只有2家左右的企业签字。事实上,这就是上面提到的个人信用问题。一旦签字或者发出回执,就表示我接受了你给我的东西,我以我的信用担保了我的口头承诺。试问,这样的情况下还有谁敢轻易给你邮件回执?

好了,话题扯回来,既然我是做产品策划的,那么换做是我,该怎么策划邮件回执这个功能呢?

发件人:撰写邮件页末端提供一个“添加邮件回执”的单选框,默认为不选。这样在发件人有需要的时候可以自由选择是否要求对方回执。……为什么选邮件末端,事实上是因为邮件末端多是附件的位置,从用户行为习惯上讲,这个位置不会太引起反感,而且不会与其他功能按钮冲突。当然,你也可以选择在其他位置放置,但不要与“回复”之类的重要操作按钮冲突。

收件人:邮件内容页末端提供一个按钮“告诉对方邮件已收到”(或其他文字),这样在收件人阅读完邮件内容以后,可以自主选择要不要给对方收条。

OK了,就这么简单的做了一下调整,解决了发件人和收件人双方的问题。将双方都从被动接受变成了主动可选。而事实上,之前邮件回执一次设置,所有邮件永久生效的做法真是不靠谱。试问如果我一次群发很多邮件,如果所有人都给我回执,我每天光删除这些回执都要多少时间?

当我这么回答完同事后,问题还没有解决。他又问我,那发件人怎么知道收件人是否收到邮件呢?我又做了如下解释:
1、对于对外发送的邮件,一般重要邮件都是在发送完成以后,电话通知收件人并得到对方明确收到邮件的答复。
2、对于公司内部的邮件,一般都是直接当面口头告知对方接收邮件,或者直接吼那么一嗓子。

接下来同事又问了我一个问题,关于上周五我发出的工作周报的邮件,为什么我没有发邮件回执请求,也没有口头告诉他们,我是这么回答:
1、我故意没有这么做。因为你们都是新人,而你们又都做的是策划工作,策划者最基本的要求就是自己要主动多问,多注意细节。首先我们部门要求是foxmail每隔1分钟收一次邮件,其次foxmail在收到邮件后会在屏幕右下角弹窗提示,这样可以基本保证你可以第一时间看到邮件。如果你真的当时没有看到邮件,那么从我发出邮件到我要求答复的时间,中间隔了几个小时的时间,在这个时间段里,你有足够的时间看邮件,而我们也有要求多注意邮件。好了,事情到了这一步,你还没有给我回复,只能证明你工作态度有问题。
2、同时邮件中我故意留了漏洞,就是想看看你们在我提出需求后,有没有经过自己的思考。因为作为策划者,需求部门不会给你很明确的要求,更多时候只是口语化的一句“我要一个什么什么样的功能,大概类似XX的样子”,仅此而已。这时候,就需要策划者必须去思考背后深层次的含义并与需求部门详细沟通、引导性的沟通。如果一个策划者连想一下都不愿意想,试问他还能策划出来什么东西呢?

貌似扯远了,上班!

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