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账务产品经理:公寓SaaS产品账务模块介绍

本文从参与账务的角色、账务业务以及账务子模块这三个方面,对账务模块进行了详细介绍。

账务产品经理:公寓SaaS产品账务模块介绍

在公寓管理SaaS产品中,虽然最重要的模块是客房和租客管理,但是随着支付、充值、提现等操作在系统中进行,账务模块的重要性也日益明显。

尤其现在通过管理系统来处理账务,不仅能够记录海量繁琐的财务数据,还能大幅提高财务人员的工作效率,减轻记账、查账的压力。下面我从参与账务的角色、账务业务以及账务子模块这三个方面来对账务模块进行一个大致的介绍。

账务产品经理:公寓SaaS产品账务模块介绍

一、参与账务模块的角色

参与公寓管理业务的角色有公寓运营商和软件提供方,即平台

如果公寓运营商和平台共同合作运营电费,那则需要有第三方运营商。那使用管理系统的使用人员是公寓运营商的人员:管理层、管家、财务等等。其中使用账务模块的莫过于财务人员了。

财务人员在账务模块中进行提现、审批、对账、查账操作。

账务的业务处理:账务的业务动作主要是记账、清算、结算。记账就是把一个企事业单位或者个人家庭发生的所有经济业务运用一定的记账方法在账簿上记录。

清算则是对应收应付的数量和金额进行处理和核对。

结算则是则是按照清算的记录,进行金额的支付。

  • 朋友聚餐,小明付账,花了200块,这是记账;
  • A要付60,B要付60,C额外打包两个菜,要付80元,这是清算;
  • A给了60元现金,B支付宝转账60元,C微信转账80元,这是结算。

按照登记经济业务方式的不同,记账方法可分为单式记账法和复式记账法。单式记账是一种比较简单的记账方法,它是指在会计核算中,对每一项经济业务只进行单方面的、不完整的记载,也就是只在一个帐户中记一笔账。

复式记账在每一笔经济业务发生时,都以相等的金额在两个或两个相关账户中作等额双重记录。

也就是说,单式记账一次记一笔账,复式记账一次记两笔账。

小明今天买书花了50元:

单式记账:现金 -50

复试记账:现金 -50   书 +50

由于复式记账法账户对应关系清楚,可以清晰鲜明地反应各种经济活动的来龙去脉。同时遵循“有借必有贷,借贷必相等”的记账规则,对日常核算记录的汇总和检查非常方便。而根据《企业会计准则》规定,企业必须使用借贷记账法,即其中一种复式记账法。

二、账务子模块

公寓管理系统的账务子模块大致有平台账户、账单、流水、预付费管理、应收应付、退款、退房结算、系统配置等。

1. 平台账户

平台账户一般是面向运营商的金额总览,展示运营商账户的金额状态。例如可提现金额、待清算金额、已清算金额等状态的金额数量。运营商可以通过平台账户了解当前账户的金额状况。

账务产品经理:公寓SaaS产品账务模块介绍

平台账户模块还有提现操作。运营商可以在平台账户提现操作。作为一个金额总览的模块,还需要展示收入支出的表格,这样不管是财务人员还是管理层,都能够清楚地看到公司的运营状况。

2. 账单

账务模块最重要的两个模块是账单和流水。账单的本质是“记载银钱货物出入事项的单据”。账单的定义是“与消费者发生对账行为的部门或单位,向消费者提供的账目发生详情单”。

以前的账单是纸质的,现在为了数据保存和查询,都实行电子化账单。在公寓管理系统中,就是运营商为租客提供的账目发生详情单,一方面向租客展示需要支付的账单,一方面运营商自己需要查看租客的账单支付情况。

账单科目:

账单的科目是一个重要要素。账单科目关系着财务人员的查账、对账的准确性。账单科目一般会有科目和子科目。这样在查询的时候,能够做到分类明确,精准查询。

例如,资源费这个科目类型,分支下包括了水费、电费、燃气费、宽带费等这几个科目。这几个科目下还有子科目,例如冷水、热水、公摊等类别。虽然可能在列表中账单科目的显示是“水费”,但点击查看详情的时候能够看到账单的明细账。

账务产品经理:公寓SaaS产品账务模块介绍

账单状态:

账单状态也是账单的一个重要要素。对于运营商来说,需要查看一段时间内(月/季/年)的租客账单的支付情况。

账单状态一般有待支付、已支付、已废止这三种。待支付的账单有两种,已逾期和未逾期的。运营商通过查看已逾期的账单,计算出收缴率,以此为依据来调整催收力度。

对于未逾期的账单,也分两类:即将逾期、未出账。运营商查看账单时,可以对即将逾期的账单进行催收操作。关于催收操作,可以是线下管家催收,也可以是通过定时任务发送短信进行提醒。

对于那些未出账,即未来要收的账单,可以向运营商展示它未来某段时间能够收到多少钱,这样运营商对未来一段时间的资金情况有一个大概的了解,有利于自己提早做一些安排。

账单被废止的话,有可能这是一个重复账单,或者说这是一个错误的账单,当账单被废止后,它变成无效账单,无需支付,在统计的时候也不会被计入。

账单日期:

账单的日期有四个:账期、出账日期、应付日期、实付日期。账期,即这笔账单的时段是什么,对于租房来说,支付时段是按照运营商的后台设置,一般多为一个月,当然也有一个季度或一年的。

出账日期是指这个账单什么时候产生的。这种一般是系统的默认逻辑,一般是各个系统自己来确定的。我们系统的出账日期是应付日期前7天出账。当然也有一些特殊的账单,例如资源类的账单,是第二天出账。应付日期则是租客应该什么时候支付这个账单。应付日期的设置也是系统自己的默认逻辑。但是对于租房的租金类账单,一般都是提前支付下个月账单。

实付日期则是针对已支付的账单,展示账单的支付时间。当然,支付了的账单也有两种情况,一种是正常支付,就是在应付日期前支付的;另一种是逾期支付,则是在应付日期后进行支付的。

账单操作:

如果该账单是线下收款的,那么运营商可以对账单进行收款操作,填写入账的渠道及凭证号。对线下收账进行记录。除了收款操作,还能对账单进行改期操作。如果账单有特殊情况,可修改账单的应付时间,进行相应的延长或缩短时间。

3. 流水

账本流水是资金的流动记录,租客支付、租客退款等等与资金流动有关的记录,都在流水列表中。流水的重要作用是进行对账。同时它的重要要素是付款渠道和清算状态。

不管是线上线下进行支付,都会计入到流水中,在进行对账的时候,通过付款渠道进行分类对账,这样在筛选、对账的时候会非常简便。

例如,在11月,企业支付宝中收到5w元,那在流水报表里选择查看11月的支付渠道为【线上】-【支付宝】的流水,查看总金额,进行对账即可。

同时,流水还需要展示清算状态。这样运营商能够看到流水的清算状态。清算规则一般为可配置,由运营商自己选择清算规则,多为T+1。

4. 预付费管理

预付费和运营商的收费方式密切相关。如果运营商采用预付费的收费方式,那租客都有预付费账户,且预付费账户里有有足够的金额,衍生来的,就有“预付费管理”这个模块。

如果是后付费,那不需要预付费账户,租客使用余额账户或者支付宝、微信等渠道即可进行支付。

预付费管理中,除了查看租客的预付费账户和余额账户,还需要查看租客的预付费流水。即租客的预付账户金额的资金流动记录。在预付费管理模块中的操作,有对预付费账户的充值,即可以通过各个渠道,支付宝、微信、银行卡等对预付费进行充值。

预付费除了充值操作,还要能进行预付费转出。由于预付费账户只是用来支付特定科目的账单,而且不是每个人都有预付费账户。所以预付费不同于余额账户,预付费账户只能进行转出操作,不能进行提现操作。而预付费的转出,是转出到余额账户。

5. 应收应付

应收应付模块更偏向于财务报表的内容,向运营商展示它未来能够收到多少钱,未来应该支付出去多少钱。

如果租客的合同里有付款计划,那么应收应付的数据统计就比较方便。一般来说,未来的应收账单只能统计租金类的科目,因为这些是固定金额、且期是固定的。除了一些提前退房的情况会影响统计,大部分正常情况的话,还是能够统计到应收金额的。

而应退账单,统计的大多数也是租客退房时,需要给租客退还的押金。

应收应付对于运营商的意义来说,就是大致地了解未来一段时间公司的资金状况,未来预期能够收到多少钱,需要支出多少钱。而公司管理层根据应收应付报表,以此为依据,对公司的未来的战略发展有一个大致的把控。

6. 退款

有收款,也就意味着可能有退款。在租客发起退款之后,财务需要关注退款的状态。退款状态一般是:待审批、审批拒绝、审批通过。当财务进行相应的审批操作后,退款的状态会进行相应的变化。

7. 退房结算

在公寓管理系统中,除了入住,退房也是一个重要业务。租客在退房时,会生成退房结算单,财务审核退房结算单,通过后再进行结算放款。

审核退房结算单时,财务应该关注租客的应退账单、欠费账单、合计应退金额,当租客的欠费账单金额大于应退账单,租客应该支付应付金额;但当应退账单金额大于租客的欠费账单,需要运营商给租客退钱,这个时候就需要结算放款。财务人员进行结算审批及放款审批。审批通过后,进行相应的放款操作。

8. 参数配置

一个优秀的系统,是会有复杂又清晰的权限配置的。但是权限配置一般是全局配置,但是账务这种重要且特殊的模块,又需要针对该模块进行单独的配置。账务模块的参数配置中,需要配置一些放款的最大金额、放款的时间等等比较具体的参数。

当全局配置结合模块配置的时候,整个系统的配置最终呈现一个比较灵活的效果。

总结

账务模块算是SaaS产品中比较通用的模块。但是还是会根据行业业务的不一样,子模块之间会有一些不一样的内容。但不管怎么样,账务模块的核心要义就是“记账、查账、对账”

在设计账务模块时,需要系统稳定,准确地记录账单;需要不断优化查询方式,让租客能够快捷地查账;需要展示金额的统计信息,让租客能够方便地对账;

账务模块是一个很有意思、逻辑复杂且具有挑战性的模块。具体的内容,之后和大家慢慢分析。

#专栏作家#

异彩,微信公众号:一只蜗牛慢慢跑,人人都是产品经理专栏作家。从事房产管理系统的产品工作,关注To C产品的交互设计、运营、结构设计和商业模式。在成为一名优秀的产品人的路上努力前行。

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题图来自 Unsplash,基于CC0协议。

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