产品经理,我为什么建议你用番茄工作法管理你的时间

个所税网  阅读数  481  2020-11-27 05:43:19

番茄工作法,究竟在时间管理上该如何运用,它真的能提高你的工作效率吗?

产品经理,我为什么建议你用番茄工作法管理你的时间

相信很多产品经理都有这样的感触,在画着原型、写着需求文档的时候,老板找到你了,让你做个需求,刚把老板的事情解决,坐下来准备继续画原型,又接到了客服部的反馈,又接到了运营经理的要求……

这是产品经理的工作特征之一,需要不断的去对接各个部门的人,你的工作状态不断地被中断,时间不断地被碎片化。遇到这种情况,不知道你是否有思考过,如何提高自己的工作效率和专注度?

上个月无意接触到时间管理,于是,抽了一段时间出来研究了一下时间管理。最近一个月,践行了一种时间管理法–番茄工作法(曾经也了解过番茄工作法,但当时没有践行,这次我真正践行了)。

番茄工作法给我带来了什么?

  1. 明显提高了工作时的专注力
  2. 明显提高了我的工作效率
  3. 每天的工作变得井然有序了
  4. 健康状态好像变得好点了(或许这个是心理作用^_^)

什么是番茄工作法?

番茄工作法是简单易行的时间管理方法,是由弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种相对于GTD更微观的时间管理方法。使用番茄工作法,选择一个待完成的任务,将番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后在纸上画一个X短暂休息一下(5分钟就行),每4个番茄时段多休息一会儿。

很多小伙伴看到这里,可能会有质疑,25分钟我怎么能只专注我自己的工作,研发都拿着刀到架到我脖子上了,用户都投诉到老板那里去了。莫慌,莫慌,暂且放下你心中现存在的千种疑问,你要问的问题我都知道,因为我也曾遇见,我会在文章后面的Q&A模块解答你心中的疑惑。

番茄工作法怎么用? 如何运用番茄工作法,我将从两个方面说明:工具和方法。

工具

在官方的教程中,实践番茄工作法需要准备三种工具。

一支笔、一个番茄钟、三张纸。

一支笔:用来写计划、做标记、写记录,只要写写画画的都要用到它。

一个番茄钟:传统的是用的厨房的番茄钟,因为每次拧开一个机械的番茄钟,会带给人仪式感。不过,我觉得番茄钟在办公室用不太适合,所以我用了一个番茄钟APP—潮X(名字就不说了,避免有广告嫌疑,界面如下图)

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三张纸:这三张纸是关键。

第一张纸(①号纸)———作为今日任务的清单。

在①号纸写上今日待办和计划外紧急两个标题。

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今日待办:今日待办表示今天需要完成的任务,它的任务来自于①号纸的计划外紧急②号纸的活动清单以及U任务

我每天早上到公司会用5分钟左右从②号纸上抽取今日需要完成的任务进行优先级排序,然后填写到①号纸的今日待办这一项,形成今天的工作任务清单。

计划外紧急:表示在今天工作中,突然接收到比较紧急,必须要今天完成的工作。

在每天的工作中,会突然接到领导、市场、运营等等的反馈或任务,如果是非常紧急、今天非完成不可的,将新接收到的任务填写到计划外紧急这一项。

番茄钟时间评估

在①号纸中,需要对每个任务用多少个番茄钟进行评估,并在该项任务后面用数字标注评估的番茄钟个数,用完一个,划掉一个。这样可以不断提升你对番茄钟的时间把控和对任务的时间评估。

中断标记

中断分为内部中断(来自自己的,比如想去卫生间了)和外部中断(来自外部的,比如程序员哥哥找你了)。

内部中断需要在正在进行的任务后面打个-,而外部中断需要在正在进行的任务后面打个×。并在③号纸做上记录(中断原因、该番茄钟持续时间等等)。

比如官方教程上是这样的:

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优先级排序

每天早上整理今日待办的时候,需要从②号纸上面抽取今日任务进行优先级排序。但是,这个排序不代表你今日的工作会完美的按照这个顺序执行,因为你可能接到计划外紧急任务等等。所以可以在休息时间或者剩余的番茄钟时间重新排列优先级。

第二张纸(②号纸)—作为接下来一段时间里需要做的任务清单

在②号纸写上活动清单和U两个标题。U就是unplanned(adj.计划外的)

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活动清单:表示接下来一段时间里已经计划安排了的任务清单。

我会把接下来一周或者已经计划了的工作写到这项来,形成自己的未来的工作清单。

U:表示计划外的工作。

我会将每天在工作过程中,接到的新任务,但是不紧急,不需要今天完成的任务填写到U这一项。

第三张纸(③号纸)—记录清单

③号纸写上记录一个标题。

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③号纸的作用在于记录每天番茄钟的实践情况,比如被中断的次数、被中断的原因、该番茄钟持续的时间、完成番茄钟的个数、番茄钟优化方案等等。记录这些数据的作用在于对数据进行分析并总结,发现自己被中断的原因,并不断的总结应对方法、调整番茄钟,形成适合自己的番茄钟。

我的优化

以上纸+笔的方式是官方教程中让我们用的工具,我对工具进行了改变,用有道云笔记代替三张纸。

如图,我把三张纸汇总到一个文档里面了,这样就不用来回点击文档。

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在讲解①号纸的时候,说到了时间评估在任务项后面写上评估的番茄钟个数,而我用了@表示一个番茄钟,因为用完一个我可以删掉一个;另外,官方教程中内部中断用-标记、外部中断中×标记,而我用了~和×,因为电脑上-看得不是很清楚呐。

说说我为什么会用有道云笔记,而不用三张纸+笔?

1、(最关键的一点)添加快

接到计划外紧急和U任务的时候我可以敲键盘快速添加到任务清单上,我觉得写字太慢了,心慌慌。

2、方便优先级排序

在完成一项任务或者接到计划外紧急之后需要对今日待办的任务调整新的优先级排序,如果在纸上,不是很方便调整顺序,而我在有道云笔记中,可以随时插入一行提升优先级。

3、同步

回到家打开自己的电脑,可以继续我的番茄钟(里面不仅有我的工作,还有我的学习计划)

4、随时记录

计划外紧急和U任务总是猝不及防的,我可以在任何场地、任何时间掏出手机打开有道云笔记APP添加新的任务。

用有道云笔记的方式是我用纸+笔的方式实践两个周之后总结的一个我认为更适合我的方式的。

工具和任务清单准备好之后,进入我们的第二步:方法。

方法

第一步 确定待办事项

每天早上来到公司,从②号纸上面挑选出今天需要完成的任务,并且进行优先级排序,然后将今天的任务填写到①号纸的今日待办中,形成今天的任务清单。

第二步 开启番茄钟

确定了今日待办之后,从第一项任务开始,拧开一个番茄钟,开始把这25分钟专注的交给这一项任务。

第三步 25分钟的专注

在这25分钟内,你需要将时间和精力完完整整的交给这个番茄钟,专注于这一项工作。

当然,刚开始实践番茄工作法你会在这25分钟内遇到各种问题,比如想去卫生间了,想喝水,研发的哥哥又找你要文档了等等各种情况,我会在文章后面的Q&A说明如何处理这些情况,暂且先放下这些疑问,继续读下去。

第四步 完成番茄钟

25分钟之后,闹铃响起,马上、立即停止手上的工作,并且在③号纸中记录现在的工作状态,以便开启下个番茄钟的时候能够快速回到刚才的工作状态中来。如果该项任务完成了,将该项任务划掉以示完成。

第五步 休息

开启5分钟的休息时间,站起身,活动活动筋骨、看看窗外的风景,切记不要再想工作的事情,以确保你的下个番茄钟是专注、高效的。

四个番茄钟后进行一次长休息,我的休息时间是7分钟,你可以制定一个适合自己的休息时间。

第六步 下一个番茄钟

5分钟休息时间结束之后,立即回到工作状态。进入第二步,选择下一项任务,开启你的下一个番茄钟。

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第七步 总结

在番茄钟实践过程中,会将中断次数、中断原因、完成次数等等数据记录在③号纸上,每天工作完成之后或者在每天的最后一个番茄钟时间,对你记录的数据进行回顾分析总结,制定相应的方法减少中断,提高专注。

运用番茄工作法,你会有很多质疑和疑问,下面的问题是我曾经遇到的问题。

Q&A

为什么叫番茄工作法?

弗朗西斯科·西里洛当年创建番茄工作法的时候他找到了一枚厨房定时器,形状像西红柿。如果那个厨房定时器形状像苹果的话,那可能这个就叫苹果工作法了。

产品经理经常被别人打断,番茄工作法还适合产品经理吗?

产品经理的工作不断被中断,导致中断时间和回归到刚才那个任务的时间成本会非常高,在我看来,番茄工作法反而特别适合产品经理。

工作那么忙,中间还要休息是不是在浪费时间?

产品经理经常在工作状态中被打断,需要去对接各个部门的小伙伴、各种事情。假如你没有采取番茄工作法,每次打断你之后,你需要花时间转换到新的工作状态中去,这也就打断了刚才任务的连续性,这也就降低了效率。而且每当你结束完接到的任务之后,还要再花时间回到刚才被中断任务的工作状态中去,这样看来是真的节约时间了吗?可以做个试验,每天在工作状态中切换的时间应该是比番茄工作法休息的时间多的。

我最近嗓子一直不舒服,去医院拿药的时候,医生问我是不是经常坐着,我说是嘞(因为反流刺激了嗓子。医生说我们这个行业这个症状很常见,建议我不要长时间坐着)。所以,番茄钟的休息时间不仅让大脑得到适当的休息,提高工作效率,而且是保证自己身体健康的一种方式,你的健康才能让你的家人和爱人更有底气的生活。

工作法一定是25分钟工作和5分钟休息吗?

根据官方的教程,建议每个人最开始学习番茄工作法的时间,是25分钟的工作时间和3-5分钟休息时间。当然,这个时间不是固定的,根据你的个人情况总结出来的经验灵活调整。但是建议的是,每个时间需要实践2个周之后再考虑是否调整,因为只有经过长时间的实践之后,你才能体会到这个时间长度是否真的适合你。

另外需要注意的是,休息时间不能太长,休息时间太长会打乱你的工作状态(休息太久了你的工作怎么办)。

如何处理外部中断?

外部中断即来自外部的中断,比如其他部门的同事找你有事等等。

如果在番茄工作时间,如果受到外部中断,立即评估新任务的紧急情况:

如果不紧急,让他稍等一下,番茄钟结束之后再去找他,并在①号纸的计划外紧急记录下这件任务。

如果事情紧急,立即停止你的番茄钟,并做下中断记录和工作进度(以便快速回到这件任务的工作任务),然后投入到新任务中。

我常遇到的中断是什么?

我经常遇到的中断是在番茄钟时间,微信经常收到来自市场部、客户的微信消息,导致电脑右下角的微信图标一直在闪烁。闪烁啊,会很吸引我的眼球的,导致这个番茄钟不能专注。

刚开始实践番茄钟的时候我会打开微信看别人给我发的什么消息,如果是重要任务我会立即中断现在的番茄钟并投入到这个计划外紧急的任务中。但是经过一段时间实践、记录之后发现,来自微信的消息总是不断的轰炸我,导致我完成的番茄钟数量很少,并且这些任务并不是想象的那样非要在下一秒钟就需要处理的。

经过优化之后,我是这样做的:彻底关掉电脑上的微信,并且把手机静音,每完成一个番茄钟之后再去手机上瞄一眼微信消息。我敢这样做的原因是:绝大多数任务我不相信25分钟都等不了,如果等不了,一定会来我办公桌或电话找我的。

这同时也体现了③号纸记录的作用,它总是在帮你总结出适合自己一个番茄钟,学会如何应对各种情况,提升你的专注力。

在番茄钟时间我想去卫生间了怎么办?

如果不是很急就忍住,等番茄钟结束了再去卫生间。

如果很急的话那么就立即停止番茄钟,在这项任务后面打上×,并且在③号纸上做上中断记录,去卫生间完成这个人生大事再回来开启一个新的番茄钟。

在番茄钟时间可以喝水吗?

番茄工作法的理念是提升你的专注力和工作效率,如果口渴让你不能专注地工作了,那它还有什么意义。所以,口渴了就放心的喝水吧,但是如果想要起身接水的话就需要中断这个番茄钟,因为时间稍长了,所以,请在休息时间,接好水。

被中断了的番茄钟怎么办?

被中断的的时候,在这项任务后面打个-(内部中断)或×(外部中断),并且在③号纸上面记录上中断原因和任务进度,以便能够快速回归到这个任务来。

被中断之后需要休息吗?

如果上个番茄钟被中断的时候已经持续很久了,可以适当休息后开启一个新的番茄钟。但是,如果上个番茄钟刚开始就被中断了,中断之后可以立即开启一个新的番茄钟。

如果任务不够一个番茄钟怎么办?

如果一个任务完成之后还剩余一些时间,可以对刚才的任务进行回顾、复盘、重新进行优先级排序。

如果多个任务的时间都比较短,可以将多个短任务合并到一个番茄时间执行。

评估的任务太长怎么办?

如果你所评估的任务超过4个番茄钟,最好将该任务分解。

更多疑问可以加我微信交流,微信见文末。

写在最后

番茄工作法是我在产品工作中运用的一种时间管理法,但是番茄工作法的用法是一样的,不管你是运营、还是开发、还是CEO,你都值得尝试一下,你不亲身实践,你永远不知道它有多好用。至少现在我知道了。另外,如果要学习这项时间管理法,这就涉及了刻意练习,刚开始可能是痛苦的,但是一定要逃离这样一个舒适区。

 

本文由 @先小龙 原创发布。未经许可,禁止转载。

题图来自 unspalsh,基于 CC0 协议

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