项目管理实践——一页纸项目管理

个所税网  阅读数  4730  2020-12-17 18:00:49

前段时间负责了一个小的项目管理,有幸在领导推荐下接触了克拉克•坎贝尔的《一页纸项目管理》,并结合项目的实践,谈一谈一页纸项目管理的作用。

项目管理实践——一页纸项目管理

什么是一页纸项目管理

一页纸项目管理是一种工具,是向公司高层管理者反映项目状况和各方面负责人的绩效的一种载体。简短和全面使它成为一项非常有效的沟通工具。一页纸是一份矩形图,连接项目组成的各部分,适度忽略精确性,各组成部分的所有者也被标注在文件上,项目进展也被不同颜色或图表区分。使管理者易于理解,能够更好的把握情况。

项目和项目管理

项目是有着明确参数、时限和目标的活动,它们处于工作过程或者说公司日常事务之外。项目有着明确的目标,有开始、中间和结尾。

项目的基本元素是团队、规划、组织、资源、协调、系统以及目标,项目管理是一种目标非常明确的协调方法。

项目管理的五个基本元素

  1. 任务:怎么做——任务是项目的中心,必须完成这些任务才能实现目标
  2. 目标:是什么和为什么——项目的目标就是它的前景
  3. 时间线:何时——根据时间线来监测预计做某些事情的时间(以及做这些事情的实际时间)
  4. 成本:是多少——每个项目都需要会计专业人员的参与
  5. 负责人:是谁——强调责任的重要性

一页纸项目管理的创建步骤

  1. 标题
  2. 负责人
  3. 矩阵——文件的根基
  4. 项目目标
  5. 主要项目任务
  6. 使任务和目标一致
  7. 目标日期
  8. 使任务与时间线一致
  9. 将任务分配给负责人
  10. 主观任务
  11. 成本
  12. 概述和预测
如下图,是一页纸项目管理的一个图示说明 项目管理实践——一页纸项目管理

作报告的五个步骤

  1. 用粗体表示目标日期
  2. 填好主要任务进展情况
  3. 指定定性绩效
  4. 报告花费
  5. 写下概述和预测

项目的实践思考

在负责的一个项目中,结合自己的实践经验,谈一下对项目的一些个人看法:

第一,在项目开展前制定项目计划。如果我们在负责一个项目,则需要在项目启动之前,需要与领导或相关人员确定好整个项目的具体计划,尤其需要明白项目的目标是什么,项目的完成日期是什么时候。很经常,在做一个项目计划的时候,我们并不清楚项目的具体目标是什么,为了什么而做,实际中,这个问题我们通常也难以确定。所以,在实践中,更多的我们需要确定的是为了完成这个计划需要通过哪些任务来完成,尤其是在对一个项目不熟悉,没有较多经验的时候,另外有些任务存在着关联性,因此也需要明白任务之间是否存在先后顺序,即某些任务的开展需要前项任务的完成。

第二,当清楚了项目的目标后,需要明确好实现该项目所需要做的每个任务,并明确每个任务的相关负责人。这部分经常遇到的问题在于跨部门的协作,如果一个项目涉及到很多相关部门,由于人员的不熟悉及沟通的难度,往往这一步很难做好。就这一部而言,或许定期进行相关负责人的简短沟通会议是一个比较好的解决方式。

第三,项目进度的把控。通常在做项目的时候,项目的分散性,难以确定每个项目组成部分的完成情况,容易造成项目脱离了原定的计划安排。就我在接触项目的过程中,如果是跨部门的话,对项目的进度较难准确的掌控,一方面在于跨部门沟通的难度,另一方面可能也在于项目跟进的水平上。因此,要把控好项目的进度,需要定期对项目进展进行跟踪,个人认为这是项目管理的一个重中之重。并不需要时时刻刻跟进项目的每个细节,但需要保证每个里程碑日期,项目都达到了既定的进展,这是项目跟进需要注意的。因此,定期总结会议非常的有必要。

第四,项目的权责分明。每个项目都是有多人参与的,而参与的人一多,我们通常会发现有权责不明的情况发生。如果一个项目发生问题,经常出现的情况是找不到该问题的负责人,或者了解某个任务的详细情况,找到的人了解的也不清楚,经常需要通过A找到B再找到C,也就是了解问题的跨度过长。关于这点,我觉得项目的开放式沟通是比较好的一个解决方法。定期的每个负责人在群组里汇报项目的进展,有问题,在群里开放式的透明的沟通。私下的沟通,往往会导致效率的低下以及多环节造成的理解偏差。

第五,项目是一个动态的进展过程,因此在负责项目时,每个对应的时间节点都是一个重要的时期。从最初的项目计划的确定到项目开展中的跟进一直到项目的结束,这期间作为项目负责人需要知道项目是一个动态变化的过程,而不是制定完项目计划后就听之任之,在项目的开展中,及时跟进确定项目的进展及问题,是项目负责人的主要工作。不过,好像有点难,貌似我就是停留在项目计划制定完后放任不管的- -。定期的更新项目计划,把控项目做起来好难。

总之,在负责一个项目时,任务的制定完成需要保证每个项目成员都清楚了解,需要定期的全员汇报项目的进展完成情况,而这个时间在项目开展前就需要每个成员都确定并认可,并将之养成习惯。权责分明,每个任务的负责人都需要明确,并且在遇到问题时,进行开放性的沟通,当某个环节出现问题,也能够及时的找到对应的负责人。

最后附上,一页纸项目管理的思维导图。

项目管理实践——一页纸项目管理

附导图及模板下载地址:点我下载

 

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